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第一條  為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合我市實(shí)際情況，特制訂本細(xì)則。

第二條　本細(xì)則規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

第三條　本細(xì)則適用于本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

第四條　基本術(shù)語解釋

（一）歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

（二）整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

（三）件是歸檔文件的整理單位。

（四）檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

    第五條 整理原則

    （一）歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

    （二） 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

    （三）歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。

    （四） 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

    第六條 歸檔文件整理一般要求

    （一） 組件（件的組織）

    1 、件的構(gòu)成

    歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，同一類會議記錄一年一本的，一本為一件；同一類介紹信存根一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

    2 、件內(nèi)文件排序

    歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

    （二）分類

    1、 立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

2 、歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級分類。

    a）按年度分類

    將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。幾份文件作為一件時，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件日期為準(zhǔn)。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

    b）按機(jī)構(gòu)(問題)分類

    將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。

采用機(jī)構(gòu)分類的，一般一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱即類別名稱。歸檔文件應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，原則上由哪個機(jī)構(gòu)形成或承辦就歸入哪個機(jī)構(gòu)類中，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)的臨時機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存；臨時機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合屬辦公，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)，形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)。

采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。

    c）按保管期限分類

    將文件按劃定的保管期限分類。

   （三）排列

    1 、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

    2 、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

    3 、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

    （四）編號

    1 、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

    2、 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

    3 、檔號按照以下要求編制：

    a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用1位字母與3位數(shù)字相結(jié)合的方式標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。如：“Z109”，“Z”表示全宗屬性即中華人民共和國時期檔案，“109”表示某一全宗屬類順序號。新組建的單位或暫未列入檔案館接收范圍的單位，應(yīng)省略全宗號。

    b）檔案門類代碼?年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。“?”應(yīng)在中間位置。

    c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

    d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼一般應(yīng)用單位機(jī)構(gòu)（問題）名稱規(guī)范化簡稱的前3個漢字漢語拼音首字母標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”或“黨群類”代碼“DQL”等。同一單位內(nèi)機(jī)構(gòu)（問題）代碼不能重復(fù)。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

    e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

    4、歸檔章

    a）歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容,文件首頁無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可以在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

    b）歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，未按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類的立檔單位機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項,各項內(nèi)容必須按照規(guī)定順序填寫，不得自行打亂歸檔章各項位置。歸檔章規(guī)格為45㎜×16㎜（長×寬），均分六格（見附錄A 圖A1）。

    歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號按照第六條（四）3規(guī)定編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（見附錄A 圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)識，如：“辦公室”等。（見附錄A 圖A3）。

    c）歸檔章項目填寫應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，也可使用打號機(jī)打號。

    （五）編目

    1 、歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

    2、 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。介紹信存根等文件在編目時，應(yīng)將所涉及人員的姓名逐一編制人名索引；會議記錄在編目時，可列出會議名稱及所屬年度，并應(yīng)另行編制議題索引。

    歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

    a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照第六條（四）2、3編制。

c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。

    d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者應(yīng)使用全稱或通用簡稱；聯(lián)合發(fā)文時，一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄；

    e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。附件獨(dú)立性強(qiáng)，需在正件標(biāo)題后抄錄附件題名的，應(yīng)在附件題名外加“（）”。

    f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

    g) 密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。

    h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

    i）備注：注釋文件需說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時，可在備注欄標(biāo)“﹡”，將具體內(nèi)容填入備考表中。

    3、 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B 圖B1）。 

   4 、歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B 圖B2）。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

    第七條 紙質(zhì)歸檔文件的整理要求

    （一）修整

    1 、歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

    2 、歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

    3 、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

    4 、對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

    （二） 裝訂

1、歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

2、應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

3、永久和30年保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，也可使用不銹鋼訂書釘裝訂。已裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等可以保持原貌，不再拆釘重裝。使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料和保管環(huán)境應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。 

4、10年保存的歸檔文件可使用普通訂書釘裝訂；

    5、歸檔文件的裝訂用品應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6、歸檔文件裝訂位置在文件的左側(cè)或左上角。在左側(cè)裝訂時，應(yīng)將文件各頁左下側(cè)對齊；在左上角裝訂時，應(yīng)將文件各頁左上側(cè)對齊。采取線裝法裝訂時，頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

    （三） 編頁

    1 、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼，文件有圖文的頁面包括文件辦理單等均應(yīng)編制頁碼。

    2 、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

    3 、文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

    （四）裝盒

    1、裝盒要求：歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。文件裝盒應(yīng)與文件的分類排列方法相一致，不同類別的歸檔文件不能裝入同一盒中。

    2、檔案盒

    檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等項目（見附錄D 圖D2、圖D3）。

    a）全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，新組建單位或暫未列入檔案館接收范圍的單位，此項空置；

    b）年度填寫盒內(nèi)文件的形成年度；

    c）保管期限填寫盒內(nèi)文件的所屬保管期限，使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識；

    d）機(jī)構(gòu)（問題）填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問題）的類目名稱，沒有選擇機(jī)構(gòu)（問題）分類的單位此項空置；

    e）起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；

    f)盒號即檔案盒的排列順序號，按進(jìn)館要求編制。

    檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

    3、備考表

    備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

    a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

    b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

    c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

    d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

    e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

    （五） 排架

    1 、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

    2、 歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

    3 、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

    第八條 歸檔電子文件的整理要求

    （一） 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《細(xì)則》“第六條歸檔文件整理一般要求”的規(guī)定。

    （二）歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

    （三）歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

    第九條 本細(xì)則由西安市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

    第十條 本細(xì)則自2017年1月1日起施行。